Przepisanie jednego zapytania do CRM może zajmować kilka minut. Pojedynczo nie wygląda na duży problem. Koszt rośnie, gdy tę samą czynność wykonuje kilka osób, wiadomości trzeba poprawiać, a część informacji trafia jeszcze do arkusza lub innego systemu.
Przed zakupem automatyzacji warto policzyć obecny proces. Bez tego trudno ocenić, czy rozwiązanie przyniesie wystarczającą korzyść i gdzie rzeczywiście powstaje obciążenie.
Zmierz cały przebieg jednej sprawy
Nie ograniczaj pomiaru do wpisania imienia i adresu e-mail. Uwzględnij otwarcie wiadomości, rozpoznanie rodzaju sprawy, sprawdzenie istniejącego kontaktu, uzupełnienie pól i ewentualne poprawki.
Przez kilka zwykłych dni zapisuj czas obsługi oraz liczbę wiadomości. Oznacz osobno łatwe przypadki i wyjątki. Zapytanie z załącznikiem, niepełnymi danymi albo kilkoma osobami w korespondencji może wymagać znacznie więcej pracy niż prosty formularz.
Przydatna tabela zawiera: typ zgłoszenia, czas obsługi, liczbę poprawek i powód wyjątku. Dzięki temu widać nie tylko średnią, ale też czynności wymagające uwagi człowieka.
Policz koszt czasu według jawnych założeń
Podstawowe obliczenie to liczba spraw pomnożona przez średni czas jednej sprawy. Minuty przelicz na godziny, a następnie zastosuj przyjęty koszt godziny pracy.
Przykład wyłącznie ilustracyjny:
- 200 wiadomości miesięcznie;
- średnio 6 minut na odczytanie i przepisanie;
- 20 godzin pracy miesięcznie;
- przyjęty koszt godziny: 60 zł;
- koszt czasu w obecnym procesie: 1200 zł miesięcznie.
Kwota 60 zł nie jest stawką rynkową ani wyceną usługi. Firma powinna przyjąć własny koszt odpowiadający sytuacji. W przypadku właściciela warto rozważyć także, jakie inne zadania mógłby wykonywać w tym czasie.
Nie doliczaj od razu wszystkich potencjalnych utraconych sprzedaży. Najpierw ustal, czy masz dane potwierdzające taki związek.
Porównaj z procesem po automatyzacji
Załóżmy, że nadal trzeba kontrolować dane, a obsługa zajmuje średnio 2 minuty na wiadomość. Przy tych samych 200 sprawach pozostaje około 6,7 godziny pracy. Różnica wynosi około 13,3 godziny.
Przy przyjętym koszcie 60 zł daje to 800 zł wartości uwolnionego czasu. Jeśli narzędzie i utrzymanie kosztują łącznie 250 zł miesięcznie, uproszczona korzyść wynosi 550 zł miesięcznie. Przy jednorazowym koszcie przygotowania 3300 zł prosty okres zwrotu wynosi 6 miesięcy.
To model obliczeniowy, nie obietnica oszczędności. Nie uwzględnia wszystkich możliwych kosztów, zmian liczby spraw ani czasu uruchomienia. Wszystkie liczby należy zastąpić rzeczywistymi danymi firmy.
Odróżnij odzyskany czas od oszczędności gotówkowej
Jeżeli pracownik otrzymuje to samo wynagrodzenie, uwolnienie części czasu nie musi zmniejszyć miesięcznych wydatków. Może zwiększyć dostępność do innych zadań, skrócić oczekiwanie klienta albo umożliwić obsługę większej liczby spraw.
Te korzyści również mają znaczenie, ale trzeba je opisać zgodnie z rzeczywistością. W raporcie warto osobno wskazać oszczędności finansowe, odzyskane godziny i poprawę organizacji pracy.
Uwzględnij wyjątki oraz jakość danych
Automatyczne przeniesienie błędnego numeru telefonu do trzech systemów nie poprawia jakości procesu. Sprawdź, które pola wymagają kontroli, kiedy potrzebne jest potwierdzenie i kto obsługuje niejednoznaczną wiadomość.
Jeżeli dane w mailach mają różny układ, zacznij od ustalenia prostszej formy ich zbierania. Ujednolicony formularz może ograniczyć problem jeszcze przed zastosowaniem AI.
Więcej o wyborze zakresu znajdziesz w artykule audyt automatyzacji i ocena opłacalności.
Czy warto automatyzować małą liczbę wiadomości?
Czasem tak, jeśli błąd jest kosztowny lub proces blokuje dalszą pracę. Przy niskiej liczbie prostych spraw wystarczające może być jednak uporządkowanie formularza i sposobu obsługi.
Zacznij od liczb swojego procesu
Do FLOWNOVA AI możesz zgłosić proces przepisywania danych. Podaj miesięczną liczbę spraw, używane narzędzia i typowe wyjątki. To punkt wyjścia do porównania wariantów, zanim podejmiesz decyzję o wdrożeniu.